De acordo com o Decreto Federal nº 5.209, de 2004¹, cabe ao Ministério de Desenvolvimento Social e Combate à Fome — MDS — a coordenação, a gestão e a operacionalização do PBF, o que compreende a prática de atos necessários à concessão e ao pagamento de benefícios; a gestão do Cadastro Único dos Programas Sociais do governo federal² — CadÚnico³; a supervisão do cumprimento das condicionalidades e da oferta dos programas complementares, em articulação com os demais Ministérios e entes federados; bem como o acompanhamento e a fiscalização de sua execução.

Ainda segundo o Decreto Federal 5.209, de 2004, os Municípios ficam incumbidos da operacionalização local do Programa, sendo de sua responsabilidade:

• constituir coordenação composta por representantes das suas áreas de saúde, educação, assistência social e segurança alimentar, quando existentes, responsável pelas ações do Programa Bolsa Família⁴, no âmbito municipal;
• proceder à inscrição das famílias pobres do Município no Cadastramento Único do Governo Federal;
• promover ações que viabilizem a gestão intersetorial, na esfera municipal;
• disponibilizar serviços e estruturas institucionais, da área da assistência social, da educação e da saúde, na esfera municipal;
• garantir apoio técnico-institucional para a gestão local do programa;
• constituir órgão de controle societário, por meio de um conselho formalmente constituído pelo Município, respeitada a paridade entre representantes do governo e da sociedade civil, das áreas da assistência social, da saúde, da educação, da segurança alimentar e da criança e do adolescente, quando existentes, sem prejuízo de outras áreas que o Município ou o Distrito Federal julgar conveniente;
• estabelecer parcerias com órgãos e instituições municipais, estaduais e federais, governamentais e não governamentais, para oferta de programas sociais complementares;
• promover, em articulação com a União e os Estados, o acompanhamento do cumprimento das condicionalidades.

Após assinatura do Termo de Adesão ao Programa Bolsa Família, o Município passa a ter acesso aos recursos financeiros para apoio à gestão do PBF e do CadÚnico e à ferramenta gerencial para a gestão dos benefícios: Sistema de Gestão de Benefícios — Sibec.

Aos Estados são reservadas atribuições, por esse mesmo Decreto, que dizem respeito à articulação intergovernamental e ao apoio aos Municípios para que assumam a gestão do Programa. Dessa forma, cabe aos Estados:

• constituir coordenação composta por representantes das suas áreas de saúde, educação, assistência social e segurança alimentar, quando existentes, responsável pelas ações do Programa Bolsa Família, no âmbito estadual;
• promover ações que viabilizem a gestão intersetorial, na esfera estadual;
• promover ações de sensibilização e articulação com os gestores municipais;
• disponibilizar apoio técnico-institucional aos Municípios;
• disponibilizar serviços e estruturas institucionais, da área da assistência social, da educação e da saúde, na esfera estadual;
• apoiar e estimular o cadastramento pelos Municípios;
• estimular os Municípios para o estabelecimento de parcerias com órgãos e instituições municipais, estaduais e federais, governamentais e não governamentais, para oferta dos programas sociais complementares; e
• promover, em articulação com a União e os Municípios, o acompanhamento do cumprimento das condicionalidades.

Observa-se, então, que a maior parte das atribuições estaduais diz respeito ao papel de apoio e incentivo aos Municípios para a gestão local do PBF, o que é corroborado pela Portaria GM/MDS 360, de 12/7/2005⁵, ao estabelecer condições, além da assinatura do Termo de Adesão, para que o Estado receba recursos financeiros para suporte à gestão do Programa:

• desenvolvimento de atividades de capacitação que subsidiem o trabalho de seus Municípios no processo de cadastramento e atualização cadastral (CadÚnico⁶);
• desenvolvimento de atividades de apoio técnico aos Municípios, segundo a sua demanda e capacidade técnica e de gestão;
• disponibilização aos Municípios, quando necessário, de infraestrutura de logística para a transmissão de dados do CadÚnico;
• implementação de estratégia que apoie o acesso das populações pobre e extremamente pobre a documentos de identificação;
• formatação de estratégia de apoio ao cadastramento de populações tradicionais, em especial comunidades indígenas e remanescentes de quilombos, no CadÚnico.

1 BRASIL. Decreto nº 5.209, de 17 de setembro de 2004. Regulamenta a Lei no 10.836, de 9 de janeiro de 2004, que cria o Programa Bolsa Família, e dá outras providências. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2004-2006/2004/decreto/d5209.htm >. Acesso em: 21 mar. 2013.
2 BRASIL. Decreto nº 6.135, de 26 de junho de 2007. Dispõe sobre o Cadastro Único para Programas Sociais do Governo Federal e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2007/decreto/d6135.htm>. Acesso em: 25 nov. 2013.
3 CadÚnico  Instrumento de coleta de informações com vistas à identificação de todas as famílias em situação de pobreza no País (famílias com renda mensal per capita igual ou inferior a meio salário mínimo).
4 BRASIL. Lei nº 10.836, de 9 de janeiro de 2004. Cria o Programa Bolsa Família e dá outras providências. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2004-2006/2004/lei/l10.836.htm >. Acesso em: 7 nov. 2013.
5 BRASIL. Ministério do Desenvolvimento Social e de Combate à Fome. Portaria GM/MDS 360, de 12 de julho de 2005. Estabelece critérios e procedimentos relativos à transferência de recursos financeiros aos municípios, Estado e Distrito Federal, destinados à implementação de desenvolvimento dp Programa Bolsa Família e à manutenção e aprimoramento do Cadastro Único de programas sociais. Disponível em: <http://www.mds.gov.br/bolsafamilia/legislacao-1/portarias/2005/Portaria%20GM%20MDS%20360%2012-07-05.pdf>. Acesso em: 22 nov. 2013.
6 BRASIL. Ministério do Desenvolvimento Social e de Combate à Fome. Cadastro Único. Brasília, 2013. Disponível em: <http://www.mds.gov.br/bolsafamilia/cadastrounico>. Acesso em: 25 nov. 2013.